讓中英資料進入同一項工作
當客戶以英文詢價、產品規格以中文保存，報價資料又分散在CRM、ERP和試算表時，可以先選一類產品、一組中英文件和一項報價工作試行。墨客雲AI從獲授權的資料整理需求與來源，準備規格對照、待確認事項及報價草稿；價格、幣別、交期與對外承諾由指定同事確認。
從一項中英雙語工作開始
適合評估的起點，是需要反覆查找中英產品文件、核對客戶要求，再交由業務或營運同事完成的工作。例如貿易公司的英文詢價、供應商中文規格，以及專業服務公司的雙語方案資料。
- 查詢產品與服務知識：保留原文、版本與出處，方便同事返回來源核對。
- 整理客戶詢價：區分已知條件、缺少資料及需要向客戶追問的問題。
- 準備報價與跟進：以核准模板起草文件，將條款疑問和下一步交給負責人。
先準備這些資料
- 一項實際工作，以及由誰審核、交給誰接手。
- 去識別化的中英詢價、產品目錄、核准報價模板和常用術語表。
- 現有CRM、ERP、共享文件或試算表的名稱、版本與可用存取方式。
- 產品編碼、計價單位、幣別、價格生效日期與庫存查閱時點。
- 哪些資料可供哪些角色查看，以及哪些內容可以用於對外文件。
沿用已有系統，先確認資料怎樣取得
文件可從經授權的資料夾或匯出檔開始；客戶、產品、價格和庫存則按現有系統條件評估介面操作、API、唯讀視圖或中間表。系統名稱出現在目錄中，只是評估入口，實際適配仍要核對版本、權限和樣本。
中英文產品名稱要對應同一產品編碼；HKD、USD或其他幣別保留原值及來源。需要換算時，由企業指定匯率來源與有效時點；資料衝突、過期或缺漏列入待確認事項。
試行後，團隊應能接手哪些成果
- 一份附有文件來源與版本的中英需求摘要。
- 產品編碼與規格對照，以及缺項、差異和待確認條款清單。
- 依核准模板準備的報價草稿與客戶跟進事項。
- 一份試行驗收表：資料查得是否正確、雙語術語是否一致、未確認價格有否被誤用。
把雙語核對與交付條件放進驗收
先用企業提供的中英樣本核對術語、數值、否定條件和條款含義，再決定可用的語言與任務範圍。報價、合約和客戶訊息在對外發送前，由指定人員確認。
部署地點、資料可否跨境處理、模型供應商、保存期限與支援語言，需要按項目逐項確認。洽詢時可先描述需求；初次評估不需要提交帳號密碼或完整客戶資料。
流程示例：把英文詢價整理為可核對的報價資料
以下為工作流程示例，並非香港客戶案例或成效承諾。
保留客戶原意
從英文詢價整理產品、數量、交付要求及未說明條件；保留原文，對照企業術語表。
核對中英規格與商業資料
依產品編碼查找中文規格與經授權的價格、庫存資料，記錄版本、幣別和時點；遇到衝突交由同事判斷。
交付草稿與待確認事項
按核准模板準備報價草稿，附上出處、缺項和待確認條款，由業務負責人審核並決定是否發送。
常見問題
香港團隊應先做知識查詢，還是報價準備？
若主要時間花在找中英文件，可先試行一類產品的知識查詢並核對來源；若資料容易取得，但詢價整理與規格比對反覆耗時，可先選一種報價流程。用同一組樣本評估資料正確性、人工修訂與交接結果，再決定擴展範圍。
中英文混合文件可以直接用來生成正式報價嗎？
先核對文件可讀性、術語對照、產品版本和數值，再以核准模板準備草稿。價格、交期、幣別及條款由指定同事確認後，才進入企業的正式對外流程。
沒有API的舊CRM或ERP，可以先開始嗎？
可以先評估獲授權的匯出檔、唯讀視圖、中間表或介面操作，從一項資料取得與人工交接工作開始。實際可行方式取決於系統版本、權限與操作條件。
可以承諾香港本地部署、粵語支援或固定交付日期嗎？
這些條件需要在項目評估時確認。請先提供部署地點、書面及口語支援要求、系統清單和期望時程；確認前不將本地部署、特定語言服務或交付日期視為既有承諾。
