千問辦公 2.0 加入團隊協作，活動改期後，誰來更新時程？

公開動態與原創分析 · 消息日期: 2026-11-09 · 消息來源

11 月 9 日，千問辦公推出桌面版 2.0。以前，一個人就可以請 AI 做一張時程表，再傳到專案群組。新版讓團隊成員在同一個協作空間討論和交辦，空間裡的數位員工可以參考既有資料、討論與已確認的決定，接著處理任務。更新紀錄也列出由訊息、簽核或待辦事項觸發的自動任務。這兩項功能讓 AI 可以加入已經在進行的專案，接手部分原本需要有人盯著的工作。

以一場假設的新品活動為例。週三上午，通路負責人說平台檔期可能延後兩天，設計同事因此保留兩個海報版本。下午，專案負責人在原時程表確認只延後一天，直播時段還在等主持人回覆。活動經理得弄清楚哪些項目要改、哪些還沒定案。如果 AI 把上午「可能延後兩天」的說法寫入週報，或依照已確認的活動日期一併改掉直播時間，同一份摘要就可能讓兩組人各自重做。

以哪一筆紀錄為準

群組裡通常先討論日期，之後才會有人定案，期間也可能有人照舊時程回覆早先的訊息。讓 AI 多讀一些討論紀錄，有助於減少遺漏。遇到內容衝突，仍要知道哪張表記錄生效日期、誰可以確認，以及直播時段能不能跟主活動一起改。文案、海報與直播可沿用同一個活動編號，另留需要個別確認的欄位。

千問辦公的資料空間可以收錄先前使用過的釘釘文件、AI 表格和宜搭應用。官方說明，這些線上資料沿用各自的權限，資料空間提供查找與開啟的入口。群組裡提到一張表，並不表示每位同事都能打開或編輯。試用時，可請設計、廣告投放與直播同事分別開啟任務引用的紀錄，確認是否找得到自己該處理的版本。外部製作單位如果只需要知道海報交付日，單獨交辦已確認的工作即可。

簡單的做法是替主時程表加上「提議中」「已確認」「已撤回」等狀態，再指定一位維護人。若設計、投放和直播本來就從同一張表看進度，訂閱表格的異動通知往往已經夠用。當同事每天仍得在多個群組、表格和通路紀錄間來回查找，或通知只說表格變了、卻沒說哪一版素材要改，才值得請代理協助整理。

確認日期之前，可以先做哪些事？

日期有異動提議時，有些工作可以先準備。數位員工可列出引用舊日期的海報文案、廣告時程及客服說詞，並標明各項工作的負責人。活動經理看過清單後，可以請設計先備好替代稿，維持待確認狀態。對外公告新日期、移動付費廣告檔期或取消已預約的直播，可能影響客戶或產生費用，等負責人確認再動手較划算。事件觸發可以提早讓團隊看到待辦事項，正式紀錄何時修改則可以另外訂出條件。

異動單也要能記錄後續改動。假設通路後來確認原檔期仍可使用，替代稿已備妥、尚未發布，團隊應該看得到兩次決定與各自影響的工作。通知如果只留最新日期，同事就不知道剛接到的任務還要不要做。可以給每次確認一個編號，標明取代哪一筆異動，再由負責人取消或重排尚未完成的工作。

如果專案時程、廣告安排和客服說詞分散在不同系統，企業可以先讓數位員工依據已授權的紀錄整理異動單，列出原值、新值、資料出處與未決事項。墨客雲的系統串接方案可用既有介面、檔案或資料檢視評估這段工作。先做一份能複核的異動單，釐清紀錄歸屬與讀取範圍，再決定是否要更新原系統的紀錄。可取得的欄位與確認更新的方式，取決於企業實際開通的介面和權限。

可以拿最近幾次活動改期做回放，至少納入一筆曾經討論、後來撤回的異動。用同一批資料比較共用表格加通知與數位員工的異動單，觀察哪一種更早給出完整清單，以及負責人核對花了多少時間。漏掉一則客服說詞，與把未確認的直播誤標為已確認，應分開計數。前者指向讀取範圍或比對規則的缺口，後者表示需要重訂確認條件。共用表格如果能穩定提供所需資訊，就繼續使用。若跨通路核對仍占去不少時間，先請數位員工處理這一段。

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