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報價準備需要把客戶要求與企業能夠提供的條件對應起來。客戶詢價來自郵件、附件或CRM，產品資料與庫存可能位於另外的系統。AI可以連接企業既有資料，整理需求、差異與報價草稿，讓銷售和商務集中審閱關鍵條件，再準備正式回應。
按行項目整理詢價
首先提取型號、規格、單位、數量、交付要求與詢價附件，對應同一業務編號。缺少條件時形成澄清清單，同名不同規格與替代方案分別列出。客戶表達與產品欄位不能直接對應時，保留原說明交給技術或銷售確認，避免在準備階段就替客戶補出採購條件。
對應產品與當前供貨條件
按授權方式連接產品目錄、ERP庫存與供貨資料，核對有效版本、取得時間與資料更新頻率。供貨條件可以包括起訂量、稅費、運輸和交期，當前缺項單獨標明。各系統中的紀錄共同服務一份詢價，但欄位含義和單位仍需逐項對應，不能只憑名稱相似合併。
保留價格規則和版本依據
報價草稿中的價格依據應能回到已有規則或授權資料，說明幣種、有效期、適用數量與附加條件。不同來源有衝突時集中展示差異，新的客戶要求紀錄到對應行項目。複雜計算和選型透過代表性樣本核對，版本變化留在材料里，便於商務審閱與後續追蹤。
由負責人確認商務承諾
價格、折扣、信用、替代方案和承諾交期由相應負責人確認。AI整理材料與風險提示，負責人決定對外條件和發送方式。需要核准或系統寫入時，先約定目標流程、欄位與權限；連接失敗或條件未確認時保留狀態，不將草稿誤當成正式商務承諾。
把報價材料交給訂單履約
確認後的需求與報價版本繼續交給訂單或合約履約，減少後續崗位重新查找同一資訊。驗收覆蓋缺項、不同單位、分批交貨和客戶變更等樣本，同時看條件完整性、準備工時與交接品質。只有成果能夠被繼續使用，報價工作流程才真正進入企業日常業務。
開始討論前準備什麼
討論這項工作時，準備一份現有系統清單、可用資料樣例、希望交付的成果與接手人員說明。把按行項目整理詢價到把報價材料交給訂單履約的實際過程講清，先確定有限範圍和驗收方式。墨客雲AI透過數位員工與企業智慧代理平台連接企業既有系統、資料與知識，具體組合按業務任務和導入條件安排。
消息來源
- 墨客云AI：相关产品与实施资料（2026-10-14站点内容版本）
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